Как участвовать в тендере

Тендеры — реальный способ получить новые заказы без рекламы. Но многие предприниматели боятся ступать на этот тонкий лед: слишком много подводных камней и рисков. Это сложная сфера, но все же имеет смысл ее освоить, чтобы получить доступ к дополнительному каналу продаж.

Здесь мы собрали базовую информацию о том, как участвовать в тендерах начинающему ИП или ООО и каких ошибок нужно избегать, чтобы не оказаться в списках недобросовестных исполнителей.

Что такое тендеры

Тендерная система закупок в российских муниципалитетах и государственных структурах была организована в рамках борьбы с коррупцией. В законе официально используются термины «закупка», «конкурс», «торги», а слово «тендер» (от англ. tender — предложение, заявка на подряд) участники процесса употребляют между собой неофициально.

Тендер — это аукцион, по итогам которого определяется наиболее выгодный для организации-заказчика поставщик.

Для чего нужен тендер? Логика госзакупок проста:

• По идее, государственная организация заинтересована в оптимальном расходовании бюджетных денег: чтобы и цена на нужные ей товары и услуги не была заряжена, и поставщик внушал доверие. В идеале тендеры призваны противостоять соблазну чиновников пристроить к бюджетной кормушке «своих» людей.
• Заказчик на торговых площадках объявляет закупку и прописывает требования, которым должен соответствовать исполнитель. При этом он не тратит время на поиск поставщиков, переговоры и вот это все. Заказчик объявляет аукцион и выбирает лучшего среди откликнувшихся претендентов.
• Участники торгов, в свою очередь, не сливают бюджеты на рекламу, не бегают по полям в поисках новых клиентов, а внимательно изучают объявленные закупки и откликаются на релевантные заявки.

Звучит все просто, но по факту здесь много тонкостей, в которых придется разбираться новичку перед тем, как участвовать в тендере.

В закупках есть 2 стороны:

1. Заказчик — организация, которой нужны какие-то товары или услуги, и она размещает заявку на поставку.
2. Поставщик — исполнитель, располагающий необходимыми ресурсами для выполнения условий заказчика.

Выиграть тендер — не значит предложить минимальную цену: суть победы в том, что поставщик и качество его товара будут соответствовать условиям, прописанным в заявке.

Виды тендеров

Регламент проведения закупок зависит от доли участия государства в торгах.

• Государственные организации, существующие на бюджетные деньги, работают по 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Перед тем как участвовать в тендерах на госзакупках, придется глубоко изучить матчасть. Эта сфера наиболее жестко контролируются, т.к. здесь финансирование идет из государственного кармана. Чиновники обязаны размещать свои заявки на Главном портале закупок https://zakupki.gov.ru/, оформление документов строго стандартизировано, а контролирует все ФАС — Федеральная Антимонопольная Служба.

• По 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» работают организации, в которых государство имеет не меньше половины в доле уставного капитала.

  Это госкорпорации, естественные монополисты типа РЖД, предприятия с регулируемыми видами деятельности типа Водоканала. Хоть здесь тратятся внебюджетные деньги, но государство контролирует закупки, т.к. неоправданно завышенные расходы корпораций могут повлиять на качество жизни граждан, спровоцировав, например, рост тарифов или цен на топливо.

• Коммерческие закупки доступны компаниям без государственного участия. Здесь все подчиняется статьям Гражданского кодекса 447–449 и 1057–1061.

Классификации тендеров

Виды закупок различаются не только по статусу заказчика. Есть несколько разных классификаций, с которыми придется разобраться перед тем, как принимать участие в тендерах.

Посмотрим, какие бывают тендеры с точки зрения цели, формата и условий проведения торгов.

Цель торгов

• Закупка — заказчик подает заявку на закупку, если его цель приобрести товар или получить услугу.
• Продажа — заказчик подает заявку на продажу, если ему нужно продать свои товары или услуги.

Формы и условия проведения

Открытая/закрытая

• Открытые торги — участвуют все желающие.
• Закрытые торги — для участия требуется специальное приглашение, т.к. сведения, содержащиеся в контракте, являются коммерческой или государственной тайной.

Электронная/бумажная

• Бумажная — постепенно вымирающая форма закупок, где документы нужно подписать и заверить копии, приложить оригиналы, все правильно оформить, упаковать и отвезти заказчику.
• Электронная — торги проходят дистанционно, на онлайн-площадках.

Конкурентная/неконкурентная

• Конкурентные закупки подразумевают выбор исполнителя среди нескольких претендентов.
  
  • Конкурс — объявляется для технически сложных проектов, где важным критерием выбора будет не только цена, но и профессионализм и финансовая устойчивость компании-исполнителя. Если вы ищете информацию, как участвовать в строительных тендерах, скорее всего, столкнетесь именно с этим форматом торгов.
  • Аукцион — проводится, когда определяющий критерий выбора поставщика — цена. Во время аукциона участники могут корректировать свои предложения по цене, ориентируясь на ставки конкурентов.
  • Запрос котировок — быстрый аукцион, где единственный критерий выбора — минимальная цена. Формат характерен для закупок с небольшим бюджетом.
  • Запрос предложений — тоже быстрый формат торгов, где анализируется не только цена, но и квалификация участников. Часто используется для анализа рынка; изучив все отклики, можно отказаться от заключения сделки.
  • Конкурентные переговоры — свободный формат торгов, где заказчик выбирает лучшего поставщика на свое усмотрение.
• Неконкурентные закупки проводятся с участием единственного исполнителя без торгов.

Система закупок постоянно развивается, формируются новые виды торгов, учитывающие специфику рынка.

Основные платформы для проведения торгов

Что точно нужно для участия в тендерах, так это знать правильные места, где их найти. Здесь нетрудно заблудиться, так как в России действует около 400 специализированных электронных торговых площадок (ЭТП). Правда, все государственные закупки по 44-ФЗ проводятся исключительно на федеральных ЭТП, а их существенно меньше — всего 8.

Закупки по 223-ФЗ можно проводить и на коммерческих площадках, но с условием, что там есть для них отдельная секция. Коммерческие закупки, соответственно, организуются на всех платформах без ограничений.

Перечислим 8 федеральных ЭТП:

1. Единая электронная торговая площадка (ЕЭТП).
2. РТС-тендер – электронная торговая площадка, созданная «Совкомбанком».
3. Сбербанк-АСТ – популярная площадка, созданная Сбербанком РФ.
4. НЭП-Фабрикант (ЭТС).
5. ГУП «Агентство по госзаказу РТ».
6. Российский аукционный дом (РАД).
7. ТЭК-Торг.
8. Электронная торговая площадка Газпромбанка (ЭТП ГПБ).

Предприниматели, только вникающие в тему закупок, часто не понимают, на каких площадках лучше участвовать в тендерах — на государственных или частных. Однозначного ответа здесь быть не может: все зависит от ниши и квалификации исполнителя. Но на госзакупках небольшим предприятиям можно обойти крупных игроков без вложений в рекламу. Государство поощряет этот сценарий, обязав заказчиков по 44-ФЗ проводить 15 % своих годовых закупок через малый и средний бизнес.

Что нужно, чтобы участвовать в тендере

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Цифровая подпись — это шифр, при заверении документов заменяющий личную подпись участников торгов на электронных площадках. Выдаются такие подписи в аккредитованных удостоверяющих центрах, а с 1 июля 2021 года еще и в районных отделениях ФНС.

В России в ходу 3 типа ЭЦП:

1. Простая электронная подпись, подтверждающая подлинность владельца, в формате логин-пароль.
2. Усиленная неквалифицированная подпись, подтверждающая личность пользователя.
3. Усиленная квалифицированная подпись — цифровой аналог личной подписи человека. Любой документ, подписанный такой подписью, имеет юридическую силу без дополнительных предварительных соглашений.

Для работы с государственными тендерами первое, с чего придется начать — это оформить усиленную квалифицированную подпись.

Регистрация в ЕИС

ЕИС — Единая информационная система в сфере закупок, или Портал закупок. Зарегистрировавшись в ЕИС, участник автоматом попадает в ЕРУЗ — Единый реестр участников закупок. С этого момента зарегистрированной компании открывается доступ к торгам на всех восьми федеральных торговых площадках. Регистрация в ЕИС действует 3 года.

По сути, ЕИС — это государственный агрегатор, где можно искать тендеры бесплатно. Платить комиссию придется только в случае победы.

Специальный банковский счет

Спецсчет — это залог для обеспечения заявки на торгах. Его открывают только в банках, утвержденных правительством РФ. Перечень периодически обновляется на конец февраля 2022 года туда входят 23 банка, включая крупных игроков:

• Сбербанк;
• Банк ВТБ;
• Газпромбанк;
• Российский Сельскохозяйственный банк;
• АЛЬФА-БАНК;
• Райффайзенбанк;
• Тинькофф Банк и др.

Банки из перечня имеют договоры со всеми государственными торговыми площадками.

Релевантные заявки

В тендерах могут участвовать как ИП, так и крупные компании. Нужно проанализировать сроки, технические требования, условия и перечень обязательных документов, указанные в заявке и оценить свои возможности. Любые несоответствия могут привести к отстранению от торгов и попаданию в черный список.

Анализ документации

Чтобы торги не обернулись проблемами для вашей компании, нужно внимательно изучать документацию. Новичкам сложно учесть все. Выход — нанять специалиста, который, как лоцман, проведет вас за руку через все тонкие места и расскажет, как правильно участвовать в тендерах.

Участие в торгах

Когда все подготовительные этапы пройдены, можно приступать к непосредственному участию в торгах. Предлагаем пошаговую инструкцию, как начать участвовать в тендерах.

1. Подаем заявку.

   В первой, анонимной части заявки описываем, какой товар или услугу мы готовы поставить заказчику и по какой цене. Во второй части раскрываем карты: сообщаем всю важную информацию о нашей компании. Если по ходу конкурса понимаем, что не вывозим условия, то имеем право отозвать свою заявку до указанного заказчиком срока.

2. Предоставляем документы.

   Перечень документов регулируется соответствующими законами (223-ФЗ и 44-ФЗ) в случае закупок компаний с госучастием или выдается заказчиком в случае проведения коммерческих торгов.

   Какие документы нужны для участия в тендерах:

   • заявка, заверенная ЭЦП;
   • выписка из ЕГРЮЛ;
   • учредительные документы компании;
   • свидетельство о регистрации фирмы;
   • подтверждение полномочий ответственных представителей компании;
   • при необходимости — лицензии на деятельность;
   • справка из налоговой об отсутствии задолженности;
   • заверенные в налоговой копии основных бухгалтерских отчетов за 3 периода отчетности;
   • ИНН юрлица;
   • банковская гарантия или подтверждение об обеспечении договора;
   • опись документов.
3. Обеспечиваем заявку.

   Обеспечение договора, или залог — это страховка для заказчика на случай, если победившая в торгах компания внезапно передумает, нарушит условия, сорвет сроки и т.д. Сумма залога переводится на спецсчет и там замораживается до окончания торгов. Если участник не выиграл конкурс, сумма в полном объеме ему возвращается. Победителю залог возвращается после подписания акта сдачи-приемки заказа. В случае недобросовестного выполнения обязательств по договору из этой суммы будут удерживаться штрафы и пени.

   Доли обеспечения отличаются для разных категорий торгов:

   • государственные закупки — 0.5–1 % от суммы контракта;
   • внебюджетные закупки – до 5 %;
   • не требуется, когда сумма контракта меньше 1 млн руб.
4. Открываем спецсчет и перечисляем на него залог.

   Если средств на счету недостаточно, то компанию не допустят к торгам.

5. Подписываем договор.

   После выигрыша в конкурсе нужно подписать контракт. Обычно торги проходят в дистанционном формате, поэтому документы оформляются онлайн по определенной процедуре:

   • в течение 5 дней с момента объявления результата торгов заказчик размещает документы в ЕИС и на торговой площадке;
   • в течение 5 дней исполнитель подписывает контракт цифровой квалифицированной подписью и вместе с подтверждением залога выкладывает документы в ЕИС;
   • еще 3 дня дается на подписание документов заказчику.

   После подписания договора включить заднюю уже не получится, поэтому каждую деталь контракта надо изучить и взвесить.

6. Оплачиваем комиссию.

   Сколько стоит тендер на федеральных площадках, определяет закон. Ставка 1 % от начальной максимальной цены контракта, но не больше 5 000 руб., а для малого бизнеса и НКО не больше 2 000 руб.

Любой желающий может выяснить, кому достался тендер. Это полезно для анализа рынка. Правда, информации о закрытых торгах в открытом доступе найти не удастся.

Где посмотреть, кто выиграл тендер:

• В сведениях о закупке. Для этого нужно найти заявки с пометкой «определение поставщика завершено» и открыть вкладку «Результаты определения поставщика». Тут же в протоколе подведения итогов можно найти сведения обо всех участниках закупки.
• В реестре госконтрактов, который находится на том же едином портале ЕИС.

Как выявить потенциально проблемный контракт

Есть несколько маркеров, когда тендер должен вас насторожить.

• Госзакупка проводится через сомнительную частную компанию, заказчиком выступает не ФГУП или ГУП.
• В договоре прописана отсрочка по оплате больше 30 дней.
• Цена контракта изначально заявлена ниже себестоимости.
• Заказчик имеет сомнительную судебную историю.
• Заказчик намекает на откат, завуалировав его под какие-то мутные платежи.

Основные ошибки участников торгов

Закупки не самая простая тема для быстрого освоения. Чтобы разобраться во всех подводных камнях, придется потратить время и нервы. Большинство новичков чаще всего допускают 4 стандартные ошибки:

• Запарывают сроки. Это касается и сроков подачи документов, и сроков выполнения работ по выигранному контракту.
• Невнимательно изучают условия договора и влетают в кабальные контракты.
• Пытаются объять необъятное, участвуя одновременно во множестве тендеров.
• При первых же неудачах начинают думать, что все куплено и ловить на тендерах нечего.

Заключение

В общих чертах мы выяснили, что такое тендер и как им пользоваться. Для многих предпринимателей участие в торгах становится хорошим источником новых клиентов без затрат на рекламу. В любом случае, прежде чем ввязываться в историю с торгами, советуем внимательно изучить условия закупок в вашей нише, проанализировать ситуацию на рынке и свои ресурсы. Участие в тендерах не самоцель. Главное, чтобы это принесло реальную пользу вашему бизнесу.